Introdução
A corrupção é um mal na sociedade como um todo, não apenas na política. Principalmente nas grandes empresas, atos mal intencionados podem ser muito prejudiciais em vários níveis, e para combater isso é necessário saber o que é compliance.
E não é mais uma necessidade das grandes empresas não, hoje, até negócios de pequeno e médio porte, precisam implementar um bom compliance, principalmente para atuar na internet após a LGPD ter entrado em vigor.
Portanto, vamos entender no artigo de hoje o que é compliance, como funciona e como colocar na sua empresa de forma eficiente e utilizando soluções e ferramentas totalmente digitais.
Boa leitura.
O que é compliance de uma empresa?
O conceito de compliance abrange vários parâmetros que visam garantir que leis, normas e regras de uma instituição estão em conformidade.
O significado da palavra compliance em si, quer dizer complacência, num sentido de aceitação, e tem muito a ver com como é o funcionamento de um setor de compliance dentro de uma empresa ou órgão público.
Sendo assim, o compliance não tem a ver apenas com as leis e regras da sociedade, mas também com as diretrizes e os padrões de qualidade estabelecidos pela própria empresa.
Tipos de compliance
Existem vários tipos de compliance para vários setores empresariais e públicos, pois cada atuação vai demandar um conjunto específico de normas, regras e também conduta.
Por exemplo, empresas que trabalham com informações sigilosas, vão implementar programas de compliance mais robustos e com mais restrições, pois não podem correr o mínimo risco de vazamentos.
Justamente nesses casos é que as empresas precisam se atentar para as vulnerabilidades dos seus sistemas digitais, pois por mais que um colaborador esteja agindo dentro do compliance, o hacker pode obter a informação sigilosa invadindo as máquinas.
Portanto, compliance é um conceito muito mais amplo e simplesmente fundamental.
Não podemos listar todos senão seria uma lista longa, mas vamos citar os principais tipos de compliance mais utilizados nas instituições:
- Compliance Fiscal e Tributário
- Compliance Trabalhista
- Compliance nos negócios
- Compliance em TI
- Compliance na saúde
- Compliance nos serviços financeiros
O que é um programa de compliance?
Conforme já vimos, o compliance é formado de vários procedimentos e regras para manter as instituições operando em consonância com as normas, tanto aqueles legais quanto as estabelecidas internamente.
Para isso, é implementado um programa de compliance, que seja feito com uma metodologia que facilite a adesão de todos os colaboradores e que eventualmente faça parte da cultura das empresas.
Isso também deve estar em acordo com outras práticas e ferramentas para garantir a segurança das informações e o cumprimento de todas essas regras estabelecidas no programa de compliance.
Importância compliance nas empresas
No aspecto legal da coisa, o compliance é importante para que sua empresa não seja penalizada por estar em desacordo com a legislação vigente, como compliance tributário e contábil que são dois tipos fundamentais para longevidade de qualquer empresa.
Ainda no aspecto legal, porém no campo digital, o compliance é importante para que a empresa esteja de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, a popular LGPD.
Nas questões internas, o compliance atua de várias formas, mas a principal delas é garantir um ambiente mais seguro para colaboradores e gestores, bem como desenvolver uma cultura que promova a ética e bons hábitos dentro da empresa.
O compliance interno de cada empresa vai variar muito a depender das particularidades, níveis de informação que precisam proteger e também da estrutura, pois quanto mais processos e colaboradores, maiores serão os programas de compliance.
Como aplicar compliance numa empresa?
A melhor forma de implementar o compliance em uma empresa é criando um setor específico para cuidar disso, o que pode envolver funções multidisciplinares para ser plena.
Dependendo do tamanho da sua empresa pode precisar de um time pequeno ou algo mais robusto, porém tem sempre a opção de terceirizar o compliance contratando serviços de especialistas que vão passar um tempo na empresa para compor um programa de compliance adequado para sua operação.
Mas se você precisa o quanto antes organizar o compliance da empresa, preparamos um passo a passo com algumas ações que podem te ajudar nessa tarefa.
Vamos a elas:
Passo 1
Comece primeiramente mapeando todos os possíveis riscos para sua empresa, tanto aqueles inerentes ao setor, quanto aqueles que podem surgir dentro da companhia.
Com isso, você pode aumentar a capacidade de analisar e mais ainda, gerenciar esses riscos para que não sejam grandes problemas.
Uma vez que você já conhece os principais riscos para sua empresa, pode ir para o passo seguinte da construção de um programa de compliance.
Passo 2
Nesse ponto é ideal que você tenha uma assessoria jurídica, caso não haja um setor que cuide disso na empresa, pois nesta etapa você precisará ser capaz de interpretar as leis relevantes para o seu segmento de forma eficiente.
Muitos pontos da legislação brasileira são ambíguos, e principalmente para quem é leigo, é difícil não se complicar ao tentar entender o que diz a lei.
Você não precisa se tornar um especialista em direito, mas deve conhecer muito bem as leis que são mais relevantes para sua atuação, pois serão a espinha dorsal do compliance.
Passo 3
Agora você saber os principais riscos que podem afetar sua empresa e conhece a legislação é hora de transformar todas essas informações em algo prático para que toda equipe possa estar na mesma página.
Sendo assim, o próximo passo é começar a elaborar manuais de conduta que estejam de acordo com a lei vigente, que dessa forma você já começa a se proteger contra os principais riscos que você já mapeou.
É importante que esses manuais de conduta sejam de fácil compreensão, pois a ideia é que todos os setores da empresa possam assimilá-los facilmente para que a criação de uma cultura de compliance seja eficaz.
Passo 4
Lembrando que o manual de conduta tem que ser levado a sério principalmente pelos donos e gestores, pois essa conduta para com os colaboradores é que vai desenvolver um ambiente ético de respeito mútuo.
Isso também promove uma fidelização maior dos colaboradores, que sem dúvida estarão mais abertos a aderir um programa de compliance.
Funcionário satisfeito é mais produtivo e mais colaborativo, por isso, não meça esforços para criar um ambiente saudável na sua empresa.
Passo 5
Não basta elaborar um manual de conteúdo e um compliance se ele simplesmente ficar no imaginário dos colaboradores, é preciso avaliar constantemente e refinar os processos, até porque algumas leis mudam e novas situações podem precisar de normas específicas para poderem ser contempladas.
Portanto, nesta etapa é necessário implementar auditorias para garantir que todas as diretrizes estão sendo seguidas corretamente e que os resultados obtidos a partir delas são de fato confiáveis.
As auditorias podem ainda ajudar na hora de implementar melhorias ao programa de compliance, principalmente pensando nas políticas internas da empresa, para que ela possa estar em acordo com o que o mercado pede.
Passo 6
Um dos principais pontos que validam a existência de um programa de compliance é a segurança das informações que sua empresa armazena, tanto no espaço físico quanto no ambiente digital.
Por isso que o compliance vai contemplar todas as normas que visam impedir que qualquer dado possa vazar, e mais do que isso, pode estabelecer quais são as punições caso alguém agindo de má fé espalhe informações sensíveis da empresa ou de seus clientes.
Para isso, a melhor opção é contar com softwares de ponta que possam fazer essa gestão de cibersegurança com garantias.
Passo 7
Neste ponto você provavelmente já tem todos os aspectos necessários para desenvolver um compliance para sua empresa, então já pode começar a pensar em como otimizar e evoluir as estratégias.
Um bom programa de compliance não precisa ser gigantesco e cheio de detalhes, ele tem que ser direto e muito preciso, senão vai se tornar algo confuso e por vezes ambíguo, e acaba não cumprindo o seu propósito inicial.
Então, com o tempo, a ideia é ir lapidando o compliance para que vá ficando cada vez melhor dentro da realidade da sua empresa.
Passo 8
O oitavo e último passo para aplicar o compliance na sua empresa é garantir que a informação seja disseminada por toda companhia para que seja possível criar uma cultura na organização.
Quando o compliance é incorporado de maneira orgânica no dia a dia da empresa, é sinal que todos estão trabalhando com o mesmo objetivo, respeitados as mesmas diretrizes que são importantes para a empresa.
Vale a pena investir em treinamentos específicos e periódicos para ajudar a sua equipe a entender melhor o compliance e assim evoluir dentro dessas questões para que todo ambiente da empresa seja beneficiado.
Como adequar a política de compliance à LGPD?
No passo 2 mencionamos a importância de conhecer as leis que são relevantes para o segmento de atuação da sua empresa, e quanto a isso, saber a fundo a LGPD é fundamental para todas as empresas.
A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor há poucos anos no Brasil, sendo uma derivação da lei Europeia, todas visando justamente a proteção dos dados de clientes.
Realmente, as empresas que captam dados de seus usuários na internet poderiam fazer o que quisessem com esses dados, inclusive vendê-los para empresas que nem sempre estão bem intencionadas.
E, na verdade, o grande problema que a LGPD veio resolver é que na maior parte dos casos, as empresas coletam esses dados sem o consentimento do cliente, então a pessoa nem fazia ideia de que seus dados estavam armazenados em alguma empresa e poderiam ser vendidos.
Atualmente, o site da sua empresa precisa estar de acordo com o compliance da LGPD, senão você poderá ser gravemente penalizado.
Mas não se preocupe, se você não tem certeza se está corretamente dentro da LGPD, temos uma solução que pode resolver seu problema e te deixar tranquilo quanto a esse compliance.
Quem faz compliance na empresa?
A Vantix é especialista em cibersegurança e atua em várias frentes ajudando empresas a ficarem seguras no ambiente online com uma gama de serviços de proteção 360º utilizando o que há de mais moderno em tecnologia.
Nosso time de profissionais já acompanhava a lei europeia GDPR prevendo que sua chegada no Brasil seria inevitável, então, dentro das nossas ferramentas desenvolvemos algumas soluções para adequar rapidamente empresas na Lei Geral da Proteção de Dados.
Criamos alguns softwares para analisar todas as vulnerabilidades do seu sistema de forma automática para detectar todos os possíveis pontos de invasão, implementando contra medidas para impedir invasões.
Temos várias soluções em cibersegurança para oferecer uma proteção 360 e colocar sua empresa em compliance com a LGPD, assim, você pode operar muito mais tranquilo e seguro de que seus sistemas estarão protegidos contra possíveis ameaças.
Adeque sua empresa à LGPD com a ajuda dos serviços de proteção digital da Vantix!
Conclusão
Enfim, você conseguiu compreender o que é compliance e como ele é fundamental para que sua empresa trabalhe em acordo com as principais leis do setor e ainda possa criar uma estrutura de normas e regras internas para que haja um padrão de conduta a ser seguido.
Seguindo o passo a passo que mostramos, é possível que você crie um programa de compliance dentro da sua empresa que promova um ambiente mais ético com uma cultura devidamente estabelecida.
Na parte de cibersegurança você pode contar com a Vantix, pois temos soluções para deixar sua empresa adequada às normas de compliance da LGPD para que assim você opere de forma adequada em todos os aspectos.
Conheça nossas soluções para acelerar o processo de adequação aos compliances de vários tipos.
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